Mncoba Terima

Mncoba mnrima smua yg tlah trjadi
Krna smua th psti trbaik wt kta

PRODUKTIF AP

ADMINISTRASI PERKANTORAN

Pengertian menurut para ahli

• George R. Terry

Manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengendalian dan pengorganosaslan pekerjaan perkantoran, serta oenggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan.

• William Leffingwell & Edwin Robinson

Manajemen Perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu.

• Millis Geoffrey

Manajemen kantor adalah seni membimbing personel kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungannya demi mencapai tujuan yang ditetapkan
Dengan demikian, pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuai tujuan mengenai sesuatu hal atau kegiatan. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah pekerjaan perkantoran (office work). Yang termasuk pekerjaan perkantoran diantaranya:

• mengetik (typing)
• menghitung (calculating)
• memeriksa (checking)
• menyimpan warkat/arsip (filing)
• menelepon (telephoning)
• menggandakan (duplicating)
• mengirim surat (mailing)
• dan kegiatan lain.

Aspek-aspek manajemen perkantoran

Dalam manajemen perkantoran terdapat berbagai fungsi yang meliputi rangkaian aktivitas antara lain:

• Manajemen dan pengarahan
• Tata laksana/penyelenggaraan
• Pelaksana secara efisien
• Manajemen
• Pengawasan
• Pengendalian dan pengawasan
• Pengarahan dan pengawasan
• Pengarahan
• Perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian

Faktor-faktor menurut Edwin Robinson menyebutkan :

• pegawai
• Material perlengkapan
• Persayaratan
• Metode

Sedangkan fungsi-fungsi yang terkait lainnya menurut H.Mac Donald (office management) bertalian dengan 6 hal yaitu :

• Kepegawaian perkantoran (office personel)
• Metode perkantoran (office methods)
• Perlengkapan perkantoran (office equipment)
• Faktor-faktor fisik dalam kantor (Physical factor)
• Biaya perkantoran (office costs)
• Haluan atau kebijakan perkantoran (office policies)

Perincian selengkapnya mengenai cakupan bidang kerja dalam manajemen perkantoran oleh Charles O Libbey meliputi :

• ruang perkantoran (office space)
• komunikasi (communications)
• kepegawaian kantor (office personnel)
• perabotan danperlengkapan kantor (furniture and equipment)
• peralatan dan mesin (appliance and machine)
• perbekalan dan alat tulis (supplies and stationery)
• metode (methods)
• tata warkat (records)
• kontrol pejabat pimpinan (executive controls)

Tujuan

Tujuan manajemen perkantoran menurut GR Terry dalam bukunya yang berjudul Office Management and Control, yaitu^[1]:

• Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan dan di mana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien
• Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendah-rendahnya.
• Membantu perusahaan memelihara persaingan.
• Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat
• Membuat catatan dengan biaya minimal

Kegiatan

Kegiatan manajemen administrasi antara lain :

1. Pengadministrasian seluruh kegiatan
2. Menginventarisasi peralatan kantor
3. Penyediaan informasi yang dibutuhkan untuk kepentingan manajemen.
4. Melakukan pengasrsipan data sehingga mudah untuk diakses oleh yang membutuhkan.

 KEARSIPAN

Pengertian Kearsipan dan beberapa peranan penting dari kearsipan) – Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu.
Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.
Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional.
Diwarta
Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu:

• Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.
• Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.
• Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis
• Dapat dijadikan bahan dokumentasi
• Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya
• Sebagai alat pengingat
• Sebagai alat penyimpanan warkat
• Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan
• Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi
• Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan organisasi.

Sistem Pengelolaan Kearsipan yang sesuai

Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi.
Dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya:

• Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.
• Sistemj desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.

Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Perusahaan/organissasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan sistem perusahaan.

Tabel Kearsipan

• Sistem penyimpanan arsip yang sesuai

Filling adalah salah satu kegiatan pokok galam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah cepat dan tepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.
Sistem penyimpanan yang sesuai diantaranya:

1. Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad
2. Sistem masalah merupakan suati sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.
3. Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder
4. Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.
5. Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.

Filling sistem suatu rangkaian kerja yang teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan. Banyak istilah yang digunakan para ahli dalam membahas filling sistem seperti sistem kearsipan, manajemen kearsipan, record manajemen dan lain lain.

Menurut asrip nasional, filling / memfile adalah cara mengatur dan menata berkas dalam susunan yang sistematis dan menurut Ensiklopedia Administrasi; Filling adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.





materi'' produktif XII AP 

•  peralatan kantor

MENGGUNAKAN PERALATAN KANTOR

Suatu kantor dalam melakukan aktifitasnya tidak lepas dari perbekalan yang ada sehingga akan menghasilkan produk-produk kantor yang diharapkan, tanpa adanya perbekalan kantor yang memadahi tak mungkin ada hasil kantor yang baik.

Pada dasarnya aktifitas kantor terjadi karena pegawai-pegawai kantor mengolah bahan bahan dengan sarana perbekalan kantor yang ada.

Untuk lebih jelasnya apa saja perbekalan kantor itu mari kita pelajari materi berikut.

MEMILIH PERALATAN KANTOR

Peralatan/perbekalan kantor terdiri dari 5 macam yaitu :
Perabot, peralatan/perlengkapan, mesin, pesawat dan interior kantor.
Pengertian Perbekalan kantor adalah semua fasilitas/barang-barang yang ada di dalam kantor baik langsung maupun tidak langsung digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga menghasilkan sesuatu yang diharapkan.

Perbekalan kantor merupakan sarana penting untuk menghasilkan pekerjaan kantor, tanpa ada perbekalan kantor tidak mungkin kantor menghasilkan sesuatu, karena pegawai kantor bekerja untuk mengolah bahan dengan sarana dan dengan peralatan kantor yang ada.

Macam-macam perbekalan :

1. perbekalan gedung, seperti : ruang pimpinan, ruang guru, kamar kecil

2. perbekalan kantor, seperti : mebelair pimpinan dan mebelair karyawan

3. perbekalan ruang kelas, seperti : meja dan kursi guru/murid, penggaris, papan tulis, kapur tulis, dll

Bahan Kantor

barang-barang yang digunakan sebagai penunjang kegiatan kantor yang sekali pakai. Contoh : alat tulis menulis ( kertas, karbon, pensil, tinta, penghapus pulpen, dsb ), pernagko, sampul , map, kertas coretan.

Peralatan Kantor

barang-barang penunjang kegiatan kantor yang tidak habis dalam satu kali pemakaian. contoh : telepon, faksimile, teleks, OHP (Overhead Projector), mesin stensil (maual dan listrik), dll.

Perabot Kantor

Adalah barang bergerak maupun tidak bergerak sebagai sarana pendukung pelaksanaan tugas. Misalnya, meja kantor, kursi kantor, rak surat, mesin penghancur kertas, cara pengaturan tata ruang yang ideal.

Pembahasan kali ini, yang akan dijelaskan adalah mengenai peralatan kantor.

MENGOPERASIKAN PERALATAN KANTOR

1. TELEPON

adalah suatu alat dimana berfungsi untuk menyampaikan informasi dari satu pihak ke pihak lainnya dari jarak jauh baik dalam lingkungan sendiri maupun keluar kantor.

cara mengoperasikan :

• sediakan pensil dan kertas
• siapkan nomor telepon
• putar nomor telepon yang dikehendaki
• beritahu nama kantor/instansi
• bicara secara singkat namun sopan dan tidak bicara yang bukan-bukan
• jika sudah selesai, letakkan telepon dengan hati-hati

2. FAKSIMILE

adalah alat untuk mengirim data dokumen yang sama dengan yang aslinya, baik berupa tulisan ataupun gambar dalam waktu yang singkat.

cara mengoperasikan :

• siapkan data yang akan dikirim dengan bagian yang tercetak menghadap ke bawah
• siapkan nomor fax yang dituju
• tekan tombol jumlah halaman yang diinginkan
• tekan tombol yes
• jika muncul tulisan quick, tekan key pad sampai muncul tanda dilay keyboard
• lakukan pengkopian data atau informasi

3. TELEKS
adalah suatu alat pengirim berita jarak jauh atau mesin pengirim berita yang gunanya untuk menyampaikan berita-berita dari satu tempat ke tempat lain baik dalam maupuan luar negeri.

MEMELIHARA PERALATAN KANTOR
1. TELEPON

• pastikan perangkat anda dalam keadaan kering
• jangan gunakan atau jangan disimpan di tempat yang kotor dan berdebu
• jangan simpan di tempat yang panas dan dingin
• pastikan perangkat tidak terjatuh, terbentur atau terguncang
• jangan gunakan bahan kimia, larutan pembersih atau detergen keras untuk membersihkan perangkat
• jangan cat perangkat

2. FAKSIMILE

Mesin faksimili atau faks adalah alat komunikasi yang masih sering digunakan oleh sejumlah orang. Kalau dipelihara dengan baik, maka akan bisa memperpanjang umur pemakaiannya. Biarkanlah dia bekerja maksimal, kita bisa memeliharanya dengan sederhana sebagai berikut:

• Dokumen yang hendak dikirim jangan terlalu tebal, juga jangan kotor dan sobek. Ini mencegah pembacaan agar tidak terganggu, yang dapat menyebabkan hasil faks ada noda.
• Pakailah spare part orisinil pabrik. Hindari spare part yang tidak orisinil, karena bisa membuat mesin faks rusak.
• Dengan rutin membersihkan roll dalam mesin faks, waktu membersihkan pakailah kain yang bersih untuk mengelap.

3. TELEX

• aliran listrik untuk pesawat teleks tidak perlu dimatikan
• sebelum menekna tombol start ,nomor telex relasi harus sudah diketahui
• segera putuskan hubungan dengan menekan tombol stop pada saat :

- tercetak AAB yang neragukan (cacat)
- tercetak AAB yang tidak dikehendaki
- mulai akna mengadakan pertukaran berita, tetapi angka atau hurufnya tidak terbaca

• kas kecil
  proses penerimaan uang dan pembayaran
  
  Pengertian Kas Kecil
  Kas kecil adalah uang yang disediakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil, dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek.
  Dana kas kecil dipisahkan dari kas besar dan diserahkan  kepada seorang kasir kas kecil, yang akan mempertanggungjawabkan  setiap pengeluaran. Adapun pemengang kas kecil bisa diserahkan kepada staf yang ada di unit-unit kerja.
  Kas kecil ini biasa disimpan di dalam cash register, dan besarnya jumlah kas kecil berdasarkan kebutuhan atau pengeluaran yang sifatnya relatif tetap dari masing-masing unit kerja dalam jangka waktu tertentu.
  
   
•  Akutansi

Pengertian dan Definisi Akuntansi

Akuntansi adalah suatu proses mencatat, mengklasifikasi, meringkas, mengolah dan menyajikan data, transaksi serta kejadian yang berhubungan dengan keuangan sehingga dapat digunakan oleh orang yang menggunakannya dengan mudah dimengerti untuk pengambilan suatu keputusan serta tujuan lainnya.
Akuntansi berasal dari kata asing accounting yang artinya bila diterjemahkan ke dalam bahasa indonesia adalah menghitung atau mempertanggungjawabkan. Akuntansi digunakan di hampir seluruh kegiatan bisnis di seluruh dunia untuk mengambil keputusan sehingga disebut sebagai bahasa bisnis.

Fungsi Akuntansi

Fungsi utama akuntansi adalah sebagai informasi keuangan suatu organisasi. Dari laporan akuntansi kita bisa melihat posisi keuangan sutu organisasi beserta perubahan yang terjadi di dalamnya. Akuntansi dibuat secara kualitatif dengan satuan ukuran uang. Informasi mengenai keuangan sangat dibutuhkan khususnya oleh pihak manajer / manajemen untuk membantu membuat keputusan suatu organisasi.

Laporan Dasar Akuntansi

Pada dasarnya proses akuntansi akan membuat output laporan rugi laba, laporan perubahan modal, dan laporan neraca pada suatu perusahaan atau organisasi lainnya. Pada suatu laporan akuntansi harus mencantumkan nama perusahaan, nama laporan, dan tanggal penyusunan atau jangka waktu laporan tersebut untuk memudahkan orang lain memahaminya. Laporan dapat bersifat periodik dan ada juga yang bersifat suatu waktu tertentu saja.

Akuntansi Kas (Petty Cash)

1. Definisi Kas

Kas merupakan suatu aktiva lancar (Current Assets) yang meliputi uang logam, uang kertas atau sejenisnya yang bisa digunakan sebagai alat tukar dan mempunyai dasar pengukuran akuntansi. Kas merupakan asset yang paling lancar/likuid dan paling beresiko, sehingga perlu manajemen kas yang seketat mungkin untuk menghindari hal-hal yang dapat merugikan perusahaan.

1. B. Kas Kecil (Petty Cash)

Merupakan uang yang dicadangkan oleh perusahaan untuk membayar pengeluaran yang sifatnya  rutin tapi jumlah rupiahnya relative kecil

Petty Cash memiliki beberapa karakteristik yaitu :

1. Jumlahnya dibatasi tidak lebih atau tidak kurang dari suatu jumlah tertentu yang telah ditentukan oleh manajemen perusahaan. Tentunya masing-masing perusahaan menetapkan jumlah yang berbeda sesuai dengan sekala operasional perusahaan
2. Dipergunakan untuk mendanai transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari

Metode Pencatatan Kas Kecil

Imprest Fund System (Sistem Dana Tetap)

Dengan metode ini, kas kecil yang dicadangkan oleh perusahaan bersifat tetap, kecuali perusahaan menghendaki perubahan jumlah kas kecil, misalnya perusahaan merasakan kas yang sudah dicadangkan ternyata kurang memenuhi sehingga perlu ditambah lagi cadanganya. Dan dengan begitu maka harus dilakukan penyesuaian atas penambahan atau pengurangan tersebut.

Fluctuation Fund System (Sistem dana Berubah)

Nah, system ini menghendaki bahwa jumlah kas kecil tidak ditetapkan tetapi sesuai dengan kebutuhan. Misal, pada waktu membuat kebijakan pertama kali perusahaan menetapkan jumlah kas kecil sebesar Rp. 1.000.000, kemudian digunakan sesuai dengan kebutuhan dan kemudian diisi kembali. Nah, pada saat pengisian,  kalau menggunakan system dana tetap, maka jumlah amount harus sama dengan saldo awal sedangkan pada system fluktuasi, jumlah pengisianya tidak harus sama dengan jumlah sebelumnyayaitu bisa kurang ataupun lebih.

Perbedaan Sistem Imprest dengan Sistem Fluktuasi

Point	Imprest Method	Fluctuation Method
Pembelanjaan Kas Kecil	Tidak ada jurnal, Hanya membuat bukti pembayaran sebagai bukti pengeluaran kas.	Harus di Jurnal sesuia dengan expense nya
Pengisian Kembali	Sesui dengan rekening ledger, sehingga pengisianya harus sesuai dengan kebijakan perusahaan dan sesuai dengan jumlah kas kecil saat pertama kali dibentuk	Pengisian susuai dengan yang dibutuhkan

Cara Penjurnalan

Keterangan	Imprest System		Fluctuation System
	Dr	Cr	Dr	Cr
Pembentukan kas kecil	Petty Cash	Cash	Petty Cash	Cash
Pemakaian Kas Kecil	No Entry	No Entry	Expense	Petty Cash
Pengurangan Kas kecil	Cash	Petty Cash	Cash	Petty Cash
Penambahan KAs kecil	Petty Cash	Cash	Petty Cash	Cash
Pengisian Kembali	Expense	Cash	Petty Cash	Cash

•  perjalanan Dinas

  Mengatur Perjalanan Dinas Pimpinan dan Kolega

  
  
  Mengatur Perjalanan Dinas atau Bisnis Pimpinan dan Kolega
  Untuk meningkatkan hubungan serta mengembangkan naskah atau perluasan  produktivitas. Maka seorang pimpinan sering melakukan perjalanan dinas diluar kota bahkan pula keluar negeri.
  Dalam hal ini pimpinan membutuhkan seorang sekretaris untuk mengatur segala sesuatu yang berkaitan dengan perjalanannya. Persiapan perjalanan dinas yang matang diharapkan akan lebih banyak memberi manfaat dalam rangka pengembangan aktivitas instansi atau perusahaan.
  Tugas sekretaris dalam menangani perjalanan bisnis antara lain :
• Mengetahui maksud tujuan perjalanan dinas.
• Mengatur jadwal perjalanan dan pertemuan.
• Mengatur tanggal keberangkatan.
• Mengurus akomodasi (transpotasi dan penginapan).
• Mempersiapkan dokumen (surat – surat) yang diperlukan.
• Mempersiapkan keperluan keuangan.

•  surat menyurat

Surat menyurat merupakan bagian penting yang selalu ada di setiap organisasi, lembaga maupun instasi, baik swasta maupun negeri atau lembaga independen, besar atau kecil, setiap organisasi selalu berkaitan dengan surat menyurat. Sebuah rutinitas yang sering dan selalu dikerjakan, kelihatannya sepele namun bila tidak paham akan dunia tulis menulis dan administrasinya, maka pekerjaan nampak tersebut akan terlihat sulit bila belum pernah mencoba dan membuatnya, bahkan menginventaris/mendokumentasikannya.
Tujuan dari administrasi surat – menyurat ini jelaslah penting. Selain untuk mengetahui surat masuk atau pun surat keluar dari dan untuk siapa saja, surat berfungsi sebagai media resmi dalam sebuah organisasi. Untuk itu, administrasinya pun juga tak kalah penting. Selain itu, pendokumentasian surat yang baik akan mempermudah organisasi tersebut bila sewaktu – waktu memerlukannya. Entah itu akan ada penilaian, kerasipan, atau belajar bagaimana sih contoh surat resmi, undangan, pelatihan, dan sebagainya.

Fungsi surat adalah :

1. Barometer kemajuan organisasi

2. Media Komunikasi

3. Dokumen Tertulis

4. Duta atau wakil penulis

5. Alat tata usaha

6. Alat mengingat atau berpikir

Sistem admnistrasi yang masih kurang di OSIS PJS inilah yang harus juga diperbaiki. Sehingga bila suatu saat dibutuhkan, akan mudah dicari dan ditemukan. Pengurutan nomor surat masuk, surat keluar akan mempermudah dalam pengarsipan. Melatih kita untuk tertib, teratur dan tertata. Dengan dokumen yang lengkap dan tertata, tentunya ketika dihadapkan suatu keadaan yang menuntut untuk mengumpulkan berkas – berkas selama satu tahun belakangan, akan sangat membantu. Misalnya dalam  pembuatan Laporan Pertanggunjawaban.
Untuk itu, diperlukan buku arsip guna mencatat dan merecord surat mana saja yang pernah masuk dan keluar. Terutama surat keluar yang urutannya nantinya akan menjadi patokan untuk BPH selanjutnya. Sehingga, BPH selanjutnya akan lebih mudah  dalam pengarsipan surat di kemudian hari.

ibu ku syank

KELAS XII AP

 1.ANI WONALIA

2. ANISANURJUNIATI

3. ANIS PRIHATIN

4. ANNISYAH MARDIANAH

5. CAYU

6. ERNI HANDAYANI

7. GINA KOMALASARI

8. IIS SUPRIYATIN

9. IIS TRISNAWATI

10. INDA DEVI KARINI

11. IKA SAGITA

12. MULYANI

13.MUSLIKAH

14. NOVI YOLANDA

15. NURUL TOYIBAH

16.OMILAH

17. RINA

18. ROSDIANASARI

19. SISKA AYUNINGTIAS

20. SITI HALIMAH

21. SITI MAIDAH

22. SITI MERLINA

23. SITI SISKA PUJIAWATI

24. UMIYATI

25. WIDYAWATI SAGITA

26. WITRIA

TENTANG MU IBU

jika kau matahari aku tak ingin ada di malam hari...........
jika kau indah rembulan aku selalu ingin ada di malam hari.......
jika kau embun pagi aku ingin selalu ada di pagi hari..........
kau penyemangat hidup ku....
kau selalu menyayangi ku
kau syangi aku hingga aku sebesar ini
ku menyayangi mu
selalu ingin di peluk mu





 baredakxiiap.blogspot.com



baroedakxiiap.blogspot.com